334 Rue Nicolas Parent 73000 Chambéry
06 3116 32 16
contact@aat-s.com

[ZOOMTOOLS]🦉Pourquoi créer un tableau de bord?📈Excel

[ZOOMTOOLS]🦉Pourquoi créer un tableau de bord?📈Excel

Trop longtemps utilisé comme un simple outil de contrôle, il est temps de changer de logique pour enfin utiliser Excel pour la création de vos tableaux de bord pour une aide au pilotage de votre activité à part entière. 🔑 Il est la clef essentielle à toute démarche de progrès conçue dans un esprit de performance durable. 🏆💶

ETAPE 1 : Qu’est ce qu’un tableau bord?👩‍🏫

Définition :
Un tableau de bord est avant tout un instrument d’aide à la décision
Il mesure la performance afin de mieux évaluer le chemin parcouru et le chemin restant à parcourir pour accéder aux objectifs de performance.
Il présente les éléments d’appréciation pour juger de la situation sous l’éclairage des objectifs de performance. Doit-on continuer ainsi ? 🤔Faut-il renforcer les actions stratégiques ou plus radicalement infléchir la démarche ? ðŸ‘Ž
Il contribue ainsi à réduire l’incertitude et offre une meilleure appréciation des risques inhérents à toutes prises de décision.

Le “dashboard” a pour fonction de permettre la visualisation, le suivi et l’exploitation facile de données pertinentes sous forme de chiffres, ratios et de graphiques.🎯 Ces indicateurs ( appelés aussi KPI  ) sont reliés à des objectifs dans le but de prendre des décisions.

exemple de tableau de bord

Cet instrument apporte un éclairage précis de la situation en cours, orientée selon les objectifs de la démarche stratégique engagée. À la lecture des indicateurs de performance, le décideur ou l’équipe de décideurs sont alors à même d’évaluer la pertinence des actions engagées pour atteindre les objectifs tactiques. Ils sont aussi mieux armés pour étudier l’opportunité de nouvelles actions. C’est dans cet esprit qu’ils assurent un pilotage “pro-actif” et non pas uniquement “réactif”.

Il peut toutefois également Ãªtre utilisé pour analyser une situation : comprendre les raisons d’un échec (ou même d’un succès), anticiper des menaces, etc. Ce qui donne 3 finalités :


  •  Pilotage opérationnel : il assure le suivi de l’exécution de tâches au niveau des opérations et de la mise en oeuvre d’un plan d’actions – exemple : nombre de nouveaux clients pour les vendeurs, taux de rupture de stock pour le service approvisionnement, taux de décroché pour un call-center, gestion de projet, tableau de bord de gestion pour le suivi budgétaire, gestion des risques, etc. Piloter son entreprise devient “Agile” – la réactivité est un facteur clé de succès. Avec ces outils d’aide à la décision, il est aisé de mettre en œuvre des actions correctives appropriées si la situation l’exige.
  •  Pilotage stratégique : il donne une vision globale des activités de l’entreprise au comité de direction (progression du chiffre d’affaires, nombre de clients, parts de marché, évolution de la rentabilité…) et aux parties prenantes. Voir le tableau de bord prospectif de Kaplan et Norton . Il facilite la prise de décision.
  •  Analyse de données : cette utilisation est moins conventionnelle que les autres. Son objectif n’est pas de délivrer de l’information synthétique et opérationnelle, mais au contraire donner de la matière pour la compréhension des chiffres. Une des applications est l’amélioration continue des processus. Nous sommes dans la recherche de causes. Il est permis de s’interroger s’il s’agit encore d’un tableau de bord sans remettre bien sûr en cause son utilité.

Qu’est ce qu’un “bon” de tableaux de bord.👌🎯

Produire des outils pour rien: non merci! Vous pouvez crier victoire si le fruit de votre travail est réellement utilisé que ce soit par vous ou vos collaborateurs ! Mettre en place un tableau de bord accepté et compris est forcément simple et pertinent. 

Ce qui signifie  :

  1. Participation des futurs utilisateurs à la conception du tableau et la sélection des indicateurs. Acceptation = Implication dès la création. De plus, en étant acteur dans l’élaboration des outils, l’appropriation des utilisateurs est naturelle. De plus il faut réellement les impliquer en non imposer vos propres idées à chaque étape.
  2. Se focaliser sur l’essentiel. Surtout ne pas surcharger vos tableaux au risque de les rendre illisibles.
  3. Résultats incontestables. Définition transparent,simple et compréhensible, sans contestation possible,périmètre défini, concret.
  4. Indicateurs incitant l’action– un niveau de détail suffisamment précis pour agir.
  5. Sources de données accessibles (pour le calcul des mesures)

ETAPE 2 : Utiliser EXCEL “Tableaux croisés dynamiques”

Un tableau de bord croisé dynamique est un interactif synthétisant rapidement de grandes quantités de données utilisant des méthodes de mise en forme et de calcul de votre choix. De plus, le fait d’être dynamique permet de faire évoluer la présentation et de mettre à jour le tableau lorsque les données sources sont modifiées.💻🕐

Un tableau croisé dynamique résume les données sous forme de somme ou de moyenne, de totaux et de sous totaux. On peut aussi créer un rapport de graphique croisé dynamique pour afficher les données graphiquement.

A partir d’une base de données Excel contenant des informations (données KPI), un tableau croisé dynamique vous permettra de résumer les résultats obtenus et de les analyser.


ETAPE 3 : Comment se présente un tableau croisé dynamique?

Un champ représente une colonne (Représentant, Région) de votre Base de données, un élément est une sous-catégorie d’un champ (DUPONT, MARTIN pour le champ Représentant).

Les éléments d’un champ, deviennent des étiquettes de ligne ou des colonnes.

L’organisation des champs et des éléments dans un tableau croisé dynamique est appelée Présentation. Il est possible de modifier cette présentation à tout moment et de renommer les champs et les éléments.

Vous avez la possibilité de filtrer l’affichage des données. Dans ce cas, on utilisera un champ de page. Celui-ci va se trouver au-dessus du tableau croisé dynamique. Ce champ va permettre de sélectionner un élément d’un champ pour n’afficher que les données qui le concernent. Par exemple, filtrer l’affichage en fonction du représentant.

Vous pouvez utiliser autant de champs que vous le souhaitez, en champs de lignes ou de colonnes dans le tableau croisé dynamique. Les données numériques sont résumées dans la zone de données, puis groupées dans la zone de synthèse. Si les données sont numériques, c’est la fonction Somme qui est utilisée. Si les données sont des caractères, c’est la fonction Nombre qui est activée. Vous pourrez choisir une autre fonction telle que Moyenne.

Vous avez la possibilité de filtrer l’affichage des données. Dans ce cas, on utilisera un champ de page. Celui-ci va se trouver au-dessus du tableau croisé dynamique. Ce champ va permettre de sélectionner un élément d’un champ pour n’afficher que les données qui le concernent. Par exemple, filtrer l’affichage en fonction du représentant.


Pour en savoir plus et optimiser vos tableaux de bord. Inscrivez vous à notre formation professionnelle Bureautique / EXCEL ⏭ http://eepurl.com/gg1t5D

Merci à bientôt pour un nouveau ZOOMTOOLS  AR âœŒðŸ˜€


Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *